退職代行を利用した場合の在職証明書はどのように依頼する？

退職代行を利用しても、在職証明書の依頼先は勤務先です。退職代行業者を通して依頼できる場合もありますが、業者が対応しない場合や退職後に必要になった場合は、勤務先の人事・総務部門へ本人が直接依頼できます。

ただし、退職後に「在職していた期間」や「退職した事実」を証明したい場合は、在職証明書ではなく退職証明書を求められることがあります。提出先がどの書類を指定しているかを先に確認してください。

退職代行を利用した場合も勤務先へ依頼する

在職証明書は、勤務先が在籍状況や在職期間などを証明する書類です。そのため、退職代行業者が証明書を発行することはできません。

依頼方法は、主に次の3つです。

退職代行業者に依頼する場合は、サービスの申込時または退職連絡前に、「在職証明書も発行してほしい」と伝えます。退職代行業者が証明書の依頼まで対応するかはサービスによって異なるため、対応範囲を確認してください。

退職後は、勤務先の人事部、総務部、労務担当部署などに、必要事項を記載して依頼します。連絡先が分からない場合は、退職代行業者から勤務先の代表メールアドレスや郵送先を教えてもらえるか確認するとよいでしょう。

会社指定の申請書がある場合は、その書式を使います。指定がなければ、メールや書面で依頼できます。

依頼文には、勤務先が本人を特定できる情報と、証明してほしい内容を具体的に書きます。証明事項があいまいだと、提出先が求める書類にならない可能性があります。

証明事項は、提出先の指示に合わせて「在職期間」「雇用形態」「職種」「勤務時間」などから必要な項目だけ指定します。会社に任せてすべての情報を記載してもらうのではなく、提出先が求める項目をそのまま伝えることが大切です。

次のように、退職代行を利用したことを詳しく説明せずに依頼できます。

件名：在職証明書発行のお願い（氏名・社員番号）

〇〇株式会社
人事・総務ご担当者様

在職証明書の発行をお願いしたく、ご連絡しました。

氏名：〇〇〇〇
在籍時の部署：〇〇部
社員番号：〇〇〇〇
在籍期間：〇年〇月〇日から〇年〇月〇日まで

証明を希望する事項は、在職期間、雇用形態、職種です。
提出先の指定により、〇年〇月〇日までに必要です。

発行に必要な手続き、本人確認書類、手数料、受け取り方法があればご案内ください。
よろしくお願いいたします。

退職後に、過去に勤務していたことや退職日を証明する目的であれば、提出先は「在職証明書」ではなく「退職証明書」を求めている可能性があります。

労働者が退職時の証明書を請求した場合、使用者は遅滞なく交付しなければならないとされています。証明書には、請求していない事項を記載してはならないと定められています。詳しくは労働基準法第22条を確認できます。

退職証明書で証明できる事項には、使用期間、業務の種類、地位、賃金、退職の事由などがあります。ただし、退職の事由を記載してほしくない場合は、その項目を請求しないように伝えます。