退職代行を利用する場合でも、会社から借りているパソコン、スマートフォン、社員証、鍵、制服などの貸与品は、原則として自分で返却する必要があります。退職代行業者が会社との連絡を代わりに行えても、貸与品の回収や発送まで対応するかは業者ごとに異なるため、利用前に確認しましょう。
貸与品は退職代行を利用しても返却が必要
退職代行を利用したからといって、会社の貸与品を返さなくてよいことにはなりません。会社の所有物を手元に残したままにすると、返却を求められたり、状況によっては損害賠償などのトラブルにつながったりする可能性があります。
まずは自宅や職場にある会社の物を確認し、一覧にしておくと返却漏れを防げます。
- パソコン、タブレット、スマートフォン
- 充電器、マウス、外付け機器などの付属品
- 社員証、入館証、名札、名刺
- 会社やロッカー、社用車などの鍵
- 制服、作業着、安全靴、ヘルメット
- 健康保険証など、会社を通じて預かっている物
- 書類、資料、USBメモリ、記録媒体
退職代行を利用した場合の主な返却方法
貸与品の返却方法は、会社の指示や物の種類によって変わります。一般的には、郵送、会社への持参、退職代行業者を通じた回収のいずれかです。
郵送で返却する
自分で会社へ行きたくない場合は、貸与品をまとめて会社へ郵送する方法が使えます。送付先は、退職代行業者を通して確認するか、会社の人事部門や総務部門から届いた案内で確認します。
パソコンやスマートフォンなどの精密機器は、緩衝材を使って破損しないように梱包してください。追跡番号が分かる方法で発送し、発送伝票や配送状況の画面を保存しておくと、返却したことを説明しやすくなります。
送料を誰が負担するかは、会社の指示や就業規則、退職代行業者との契約内容によって異なります。元払い・着払いを自己判断せず、発送前に確認しましょう。
会社へ持参する
会社が近く、持参するよう指定された場合は、受付や指定された部署へ届けます。ただし、退職代行を利用する理由が会社の人と直接会いたくないことであれば、無理に持参する必要があるとは限りません。
持参する場合も、返却した物の一覧や受け取った人の名前を記録しておきましょう。可能であれば、返却時に受領書やメールなど、会社が受け取ったことを確認できる記録を残します。
退職代行業者に回収してもらう
退職代行業者によっては、貸与品の回収や会社への受け渡しに対応している場合があります。ただし、すべての業者が対応するとは限らず、対応していても追加料金がかかることがあります。
依頼前に、次の点を確認してください。
- 貸与品の回収に対応しているか
- 回収できる物の種類や大きさに制限があるか
- 回収費用や送料が別にかかるか
- 会社へ届けた後に返却完了を確認できるか
- パソコンや社用スマートフォンなど、データを含む機器も扱えるか
業者が貸与品を預かる場合でも、何を渡したのかが分かる一覧を作り、引き渡し時の記録を残しておくと安心です。
退職代行を依頼する前に貸与品を確認する手順
退職代行へ連絡する前に、返却する物と返却方法を整理しておくと、会社とのやり取りが少なくなります。
- 自宅、職場、ロッカー、社用車などを確認し、会社の物をすべて書き出す。
- パソコンやスマートフォンなど、付属品がある物は本体と一緒にそろえる。
- 会社の就業規則、貸与時の書類、退職に関する案内で返却期限や方法を確認する。
- 退職代行業者に、貸与品の返却方法と回収対応の有無を伝える。
- 会社の指示に従って梱包、発送、持参、引き渡しを行う。
- 発送伝票、追跡番号、受領記録、返却物の一覧を保管する。
返却物が多い場合は、品名と数量を一覧にし、発送前に写真を撮っておくと確認しやすくなります。写真は、貸与品の状態や梱包内容を記録する目的で保存します。
パソコンやスマートフォンは勝手に初期化しない
会社のパソコンやスマートフォンを返却する際は、自己判断で初期化したり、業務データを削除したりしないでください。会社の管理方法や指示に従って返却する必要があります。
個人の写真や私物のデータが入っている場合も、削除方法を確認してから操作しましょう。会社のデータをコピーして持ち出したり、私物のクラウドやUSBメモリへ移したりすることは避けてください。
パスワード、認証端末、セキュリティカードなどがある場合は、機器本体と一緒に返却するのか、別に返却するのかを確認します。返却後も会社のアカウントへアクセスできる状態を続けないことが大切です。
制服や鍵などを返却できない場合の対応
制服をクリーニングする必要があるか、鍵をどの方法で返すかなどは、会社の指示を確認してください。会社から具体的な案内がない場合は、退職代行業者を通して返却方法を確認します。
次のような事情がある場合も、黙ったままにせず、早めに伝えましょう。
- 貸与品を紛失した
- 破損している
- 一部の付属品が見つからない
- 自宅にあるが、すぐに発送できない
- 会社に置いた私物と一緒に返却したい
紛失や破損について責任が発生するかどうかは、物の状態、使用状況、会社との取り決めなどによって変わります。自分で責任の有無や金額を決めず、会社から請求や説明があった場合は、退職代行業者や必要に応じて法律の専門家へ確認してください。
返却期限に間に合わないときは早めに連絡する
退職日までに返却できない事情がある場合は、返却できる日と方法を早めに伝えます。返却期限が分からない場合も、「分からないから返さない」のではなく、会社へ確認してもらいましょう。
退職代行業者を利用する場合は、次の内容を業者へ伝えると確認が進みやすくなります。
- 返却する物の一覧
- 現在の保管場所
- 発送できる日
- 紛失・破損している物の有無
- 会社へ行けない事情
- 会社からすでに受けている返却指示
私物の回収と貸与品の返却は分けて考える
会社に置いた私物を返してもらうことと、会社の貸与品を返却することは別の手続きです。私物の回収を依頼する場合は、対象物、保管場所、回収方法、送料の負担者を確認してください。
会社に置いた私物を貸与品と一緒に送ってもらう場合も、何を返してもらうのかを具体的に伝えます。貴重品や壊れやすい物は、郵送以外の方法が適していることもあります。
退職代行を利用するときの貸与品返却チェックリスト
退職代行へ依頼する前に、次の項目を確認しておくと返却漏れを防げます。
- 会社の貸与品を一覧にしたか
- 本体と付属品がそろっているか
- 返却期限と送付先を確認したか
- 郵送、持参、業者による回収のどれにするか決めたか
- 送料や回収費用の負担者を確認したか
- パソコンやスマートフォンを勝手に初期化していないか
- 発送伝票や受領記録を保存したか
- 紛失や破損がある場合に伝えたか
退職代行を利用しても、貸与品の返却手続きは必要です。まずは貸与品を一覧にし、会社の指示と退職代行業者の対応範囲を確認したうえで、追跡できる方法で返却し、発送や受領の記録を残しましょう。
