退職代行を利用する場合でも、会社からの貸与物は原則として返却が必要です。本人が会社と直接やり取りせず、退職代行業者を通じて返却方法を確認したり、郵送したりできます。
返却前に貸与物を一覧にし、会社が指定する宛先・方法・期限を確認しましょう。返却した証拠が残る方法を選ぶことが大切です。
退職代行を利用したときの貸与物の返却方法
一般的な返却方法は、会社が指定した宛先へ、追跡できる宅配便や書留などで送る方法です。退職代行業者が会社と返却方法を調整できる場合は、本人に代わって確認してもらえます。
- 会社から借りている物をすべて洗い出す
- 返却先、返却期限、返却方法を確認する
- 貸与物を写真や一覧表で記録する
- 破損しないように梱包する
- 追跡番号や受領記録が残る方法で発送する
- 発送伝票や写真、退職代行業者とのやり取りを保管する
会社から返却方法の指定がない場合でも、自己判断で廃棄したり、無断で持ち続けたりせず、退職代行業者を通じて確認するのが安全です。
返却が必要になりやすい貸与物
貸与物には、会社から一時的に預かっている物だけでなく、会社の情報や権限に関係する物も含まれます。自宅や通勤用バッグ、車の中なども確認しましょう。
| 種類 | 例 | 確認すること |
|---|---|---|
| 機器 | パソコン、タブレット、スマートフォン、充電器、モニター | 本体だけでなく付属品もそろっているか |
| 入退室関係 | 社員証、入館証、鍵、セキュリティカード | 複製した鍵や予備のカードがないか |
| 書類・記録媒体 | 書類、契約書、USBメモリ、外付けハードディスク | 自宅や私物のかばんに紛れていないか |
| 衣類・備品 | 制服、作業着、名札、社員用の備品 | 洗濯やクリーニングが必要か |
| 金銭・カード類 | 法人カード、交通系カード、現金、立替用のカード | 残高や利用明細の扱いを確認する |
表にない物でも、会社の所有物や会社から預かった物であれば返却対象になる可能性があります。判断に迷う物は、写真を撮って退職代行業者に確認しましょう。
会社のパソコンやスマートフォンはどうする？
会社の端末は、初期化やデータ削除を自分の判断で行わず、そのまま返却するのが基本です。会社のデータを消去すると、業務上必要な情報まで失われたり、確認が難しくなったりする可能性があります。
私物の写真や個人アカウントが端末に残っている場合は、会社の指示を確認してください。自分で削除する場合も、会社のデータや設定を消さないよう注意が必要です。
端末のパスワード、暗号化キー、業務用アカウントの情報などを別途伝える必要がある場合は、退職代行業者を通じて会社に確認します。個人のパスワードを会社へ渡す必要があるかどうかは、端末やアカウントの管理方法によって異なります。
返却にかかる送料やクリーニング代は誰が負担する？
送料やクリーニング代などの負担者は、会社の規定、貸与時の取り決め、会社からの指示によって異なります。資料がない状態で「必ず本人負担」「必ず会社負担」とは判断できません。
返却前に、次の点を退職代行業者または会社へ確認しましょう。
- 送料は元払いか着払いか
- 制服や作業着のクリーニングが必要か
- 箱や梱包材を本人が用意するのか
- 返却期限はいつか
- 不足や破損がある場合の連絡先はどこか
会社の物を返却しなかった場合や、故意・過失による紛失や破損がある場合は、会社から説明や弁償を求められる可能性があります。ただし、実際の責任や金額は、物の種類、契約、就業規則、紛失・破損の状況などによって変わります。
返却した証拠を残す方法
貸与物を返却した後に「届いていない」「不足している」と言われないよう、発送前後の記録を残します。
- 返却する物を一覧表にする
- 本体の型番や管理番号を記録する
- 梱包前の状態と梱包後の荷物を撮影する
- 送り状の品名に、実際に入れた物を分かる範囲で記載する
- 追跡番号、発送日、配達完了記録を保管する
- 会社や退職代行業者との返却に関する連絡を保存する
対面で返却するよう求められた場合は、受け取った人の氏名、返却日時、返却物を記録し、可能であれば受領書を受け取ります。退職代行業者が会社の代理で受け取れるかどうかは、業者の契約内容や対応範囲によって異なります。
会社が貸与物を取りに来る場合の注意点
会社が自宅まで回収に来る方法もありますが、訪問の日時や受け渡し方法は事前に決めておきましょう。本人が会社の人と会いたくない場合は、退職代行業者を通じて、郵送や宅配便に変更できるか確認します。
訪問回収に応じる場合は、回収する物の一覧を作り、渡した物をその場で確認できるようにします。家の中に入れる必要があるとは限らないため、玄関先での受け渡しなど、負担の少ない方法も確認できます。
貸与物を紛失した、または返却できない場合
紛失や破損に気づいた場合は、隠したり処分したりせず、早めに退職代行業者へ伝えて会社への連絡方法を確認してください。物の種類、最後に確認した時期、破損の状態などを整理しておくと、状況を伝えやすくなります。
すでに廃棄した物や、会社に返せない事情がある物についても、返却できると装うのではなく、事実をそのまま伝えます。弁償や費用の請求を受けた場合に争いがあるときは、退職代行業者だけで解決できるとは限らないため、必要に応じて労働問題を扱う専門家へ相談します。
退職代行を依頼する前に準備しておくこと
退職代行へ依頼する前に、貸与物をまとめておくと、返却のやり取りを減らせます。
- 自宅、ロッカー、車、かばんにある会社の物を確認する
- 会社の端末やカードの写真を撮る
- 返却物の一覧と数量を作る
- 会社の住所や担当部署など、分かる範囲の返却先を整理する
- 紛失・破損している物があれば、事前に退職代行業者へ伝える
なお、退職代行業者が会社との連絡や返却方法の交渉まで対応できるかは、業者の種類と契約内容によって異なります。依頼前に「貸与物の返却方法を会社へ確認してもらえるか」「返却に関する交渉を扱えるか」を確認しておきましょう。
退職代行で貸与物を返却するときの要点
退職代行を利用しても、会社の貸与物を返却する義務がなくなるわけではありません。まず貸与物を一覧にし、会社が指定する返却先・期限・方法を退職代行業者を通じて確認してください。
返却は追跡できる方法で行い、発送前の写真、一覧表、送り状、配達記録を保管します。紛失や破損、費用負担などに問題がある場合は、事実を整理して早めに伝えることが重要です。
