退職代行を利用しても、会社貸与物の返却は原則として本人が行います。退職代行業者が会社との連絡を代わりに行える場合でも、パソコンや鍵などの現物を回収・発送してくれるとは限りません。
まず貸与物を洗い出し、会社が指定した方法・宛先・期限に従って返却しましょう。返却方法が分からない場合は、退職代行業者を通じて会社に確認してもらうと進めやすくなります。
退職代行を使ったときの会社貸与物の返却方法
返却方法は、会社へ持参する方法、郵送する方法、上司や会社の担当者に回収してもらう方法などがあります。退職代行を利用したからといって、会社貸与物の返却まで自動的に完了するわけではありません。
会社から返却方法の指定がない場合は、次の順番で確認します。
- 会社貸与物をすべて確認する。
- 返却先の住所、担当部署、返却期限、返却方法を確認する。
- 退職代行業者を利用している場合は、業者から会社へ返却方法を確認してもらう。
- 会社の指定に従って梱包・発送または手渡しする。
- 発送伝票や受領記録を保管する。
会社と直接連絡を取りたくない場合でも、返却先や方法の確認まで退職代行業者が対応できるかは、業者の契約内容によって異なります。申し込み前、または依頼時に「貸与物の返却方法を会社へ確認してもらえるか」を確認してください。
返却が必要になりやすい会社貸与物
会社から借りている物は、業務で頻繁に使っていた物だけでなく、入社時に渡された物も確認します。
- ノートパソコン、タブレット、スマートフォン
- モニター、キーボード、マウス、充電器などの周辺機器
- 社員証、入館証、セキュリティカード
- 会社や事務所の鍵、ロッカーの鍵
- 制服、作業着、ヘルメット、安全靴
- 健康保険証など、会社を通じて交付された証明書類
- 社用車の鍵、ETCカード、ガソリンカード
- 名刺、営業資料、顧客情報、社内書類
- 会社名義のクレジットカードや印鑑
付属品も返却対象になりやすいため、パソコン本体だけでなく、ACアダプター、電源ケーブル、ケース、SIMカードなども一緒に確認します。何を返却すべきか判断できない物は、自己判断で処分せず、会社または退職代行業者を通じて確認しましょう。
郵送で返却するときの手順
郵送する場合は、返却物の紛失や「返却されていない」という行き違いを防ぐため、追跡できる方法を選び、発送記録を残します。
- 返却物を一覧にして、写真を撮る。
- パソコンなどの精密機器を緩衝材で包む。
- 会社が指定した宛先・担当部署・返却期限を確認する。
- 追跡番号が発行される配送方法で発送する。
- 発送伝票、追跡番号、発送日、梱包前の写真を保管する。
- 配送状況を確認し、配達完了になった記録を残す。
返却先が分からないまま、会社の本社や求人に掲載された住所へ送るのは避けてください。部署名や担当者名が必要な場合があるため、先に退職代行業者または会社へ確認します。
会社から着払いなどの指定がない場合、送料を誰が負担するかも確認しておくと、後から費用について行き違いになりにくくなります。
会社のパソコンやスマートフォンを返却するときの注意点
会社の端末は、自己判断で初期化したり、業務データを削除したりせず、そのまま返却するのが基本です。会社の情報を消してしまうと、引き継ぎや確認に影響する可能性があります。
一方、私物の写真や個人ファイルが入っている場合は、会社のデータをコピーしたり持ち出したりしない範囲で、会社の規程に従って個人データを整理します。初期化やアカウント削除の指示がある場合は、その指示内容を確認してから行ってください。
会社のメールやクラウドサービスに保存された業務データを、個人の端末やオンラインストレージへ移すことは避けます。業務データと私物データの区別がつかない場合は、削除や移動をせず、会社へ確認しましょう。
返却期限に間に合わない場合はどうするか
期限までに返却できない場合は、返却できない理由と返却予定日を早めに伝えます。退職代行を利用しているなら、業者から会社へ連絡してもらえるか確認してください。
たとえば、次のような事情がある場合は、黙って保管し続けずに連絡します。
- 自宅にあるが、梱包や発送の準備に時間がかかる
- 会社から指定された返却先が分からない
- 鍵やカードを紛失した
- 端末や備品を破損した
- 会社の物か私物か判断できない物がある
紛失や破損がある場合、弁償の要否や金額は、物の種類、原因、会社の規程、個別の経緯などによって変わります。自分に責任がないと決めつけたり、反対にその場で賠償を約束したりせず、事実を伝えて対応を確認してください。
会社貸与物を返却しないままにするとどうなるか
返却しないまま放置すると、会社から返却の催促を受けたり、貸与物の紛失・未返却をめぐるトラブルになったりする可能性があります。退職代行を利用していても、返却義務までなくなるわけではありません。
特に、会社の機密情報や顧客情報が入った端末、入館証、鍵、社用カードは、返却を後回しにしないことが大切です。返却できない事情がある場合も、まず返却の意思と具体的な対応予定を伝えましょう。
退職代行に確認しておきたいこと
退職代行へ依頼するときは、会社貸与物について次の点を確認します。
- 会社へ返却方法や返却先を確認してもらえるか
- 会社からの返却に関する連絡を取り次いでもらえるか
- 本人が会社へ行かずに郵送で返却できるか
- 会社から指定された期限や方法を伝えてもらえるか
- 紛失・破損・私物の混在がある場合に、どこまで対応できるか
退職代行業者が行えるのは、契約した範囲での連絡や意思の伝達です。会社貸与物の回収、梱包、発送、法的な交渉まで対応できるとは限らないため、必要な対応を事前に確認してください。
退職代行利用時の返却で迷ったときの判断
返却先と方法が分かっているなら、一覧と写真を残したうえで、追跡できる方法で早めに返却します。返却先や期限が不明なら、自己判断で送らず、退職代行業者または会社へ確認します。
会社貸与物の返却では、「何を返したか」「いつ発送したか」「どこへ送ったか」を記録しておくことが重要です。返却できない物や紛失・破損した物がある場合は隠さずに伝え、具体的な対応を確認しましょう。
